Evaluatie helpt radertjes van nieuwe organisatie verder afstellen

Wat is Sterkzorg?

Sterkzorg is dé eerstelijnsorganisatie in Utrecht Stad. De organisatie werkt multidisciplinair: huisartsen, fysiotherapeuten, apothekers, diëtisten, podotherapeuten en andere eerstelijns professionals werken samen in praktijk, wijk en stad. En dat gebeurt op  zes thema’s: Chronische zorg, GGZ, Jeugd, Ouderen, Leefstijl en Digitale samenwerking, gericht op medische inhoud, kwaliteitsbeleid, scholing, samenwerkingsafspraken en op passend aanbod. De organisatie is officieel gestart op 1 januari 2022, maar in de wijken is al 15 jaar ervaring met wijkgericht samenwerken en in alle wijken zijn multidisciplinaire wijkorganisaties (voorheen GEZ-organisaties).

Multidisciplinair werken

Marije: “Multidisciplinair werken voeren we ver door. Niet alleen op bestuurlijk niveau, ook inhoudelijk. Voor een zorgprogramma voor een huisartsenpraktijk gebruiken we bijvoorbeeld ook de blik van andere professionals in de eerstelijn. Ook in de werkgroepen waarin we beleid maken zitten de verschillende disciplines aan tafel, en de scholing op allerlei thema’s gebeurt multidisciplinair. Zo leren we samen en wisselen we kennis en ervaring uit.”

Werkwijze evaluatie

Raedelijn maakte voor de evaluatie gebruik van drie onderzoeksmethoden. Ruim dertig 31 sleutelfiguren werden geïnterviewd, 130 DUO en TRIO-leden kregen een enquête voorgelegd.  DUO's zijn de professionals in een wijk die zich toeleggen op een thema. TRIO's zijn de stedelijke inhoudelijke professionals die het thema aanjagen en doorontwikkelen. Hen werd gevraagd naar wat goed en minder goed functioneerde in de structuur en werkwijze van de organisatie.  Daarnaast deden de onderzoekers een documentenanalyse. Zo werden onder meer de visiedocumenten, het O&I reglement en functieprofielen bestudeerd. 

Wat was de aanleiding voor de evaluatie?

Marije: “We zijn een lerende organisatie die volop in beweging is. Af- en bijstellen is een continu proces. Na twee jaar leek het ons logisch als een externe partij de peilstok in de organisatie zou steken. Zodat we weten waar we nu staan en waar we kunnen leren en bijstellen."

Barend: "We zien het als een gezondheidscheck voor onze organisatie.” 

De evaluatie laat een positieve grondhouding van betrokkenen zien. Hoe komt dat?

Marije: “Een deel daarvan heeft te maken met de ervaringen die mensen inmiddels hebben met multidisciplinair werken. Mensen weten al dat het meerwaarde heeft voor een deel van hun populatie, en staan daarmee open voor verdere samenwerking.”

Barend: “Ook zijn het voortraject rondom de vormgeving en de opstart heel zorgvuldig geweest. Er is veel geïnvesteerd in verbinding en gezamenlijk optrekken. En daar investeren we nog steeds veel in. We bezoeken gezamenlijk de wijken om te weten wat er speelt en leeft, en dat blijven we doen.” 

Marije: “Wat ook helpt, is dat we allemaal bereid zijn om aanpassingen te doen op het moment dat iets niet werkt. We luisteren naar wat de effecten van beleid zijn in de praktijk, we zijn daar nieuwsgierig naar en tonen ons flexibel. We weten met elkaar dat we op weg zijn gegaan vanuit een bepaald beeld en een gemeenschappelijke doelstelling. Maar we realiseren ons ook dat gaandeweg het spel misschien verandert. En dat je misschien weer opnieuw keuzes moet maken of dingen moet wijzigen. Dus daarom was ook zo'n evaluatie, denk ik, ook heel passend bij onze organisatie, omdat we gewoon zo nieuwsgierig zijn. We willen onszelf niet wijsmaken dat alles goed gaat omdat we geen negatieve signalen krijgen. Nee, we willen in gesprek blijven omdat we een groeiende organisatie zijn en wendbaar willen blijven.”

Conclusies evaluatie

Uit de evaluatie blijkt verder dat de gekozen thema- en organisatiestructuur op hoofdlijnen gedeeld wordt. De CAU (Coöperatie Apotheken Utrecht Stad) en FUS (Fysiotherapeuten Utrecht Stad) zijn tevreden over hun rol binnen Sterkzorg, de open en betrokken houding van de directie wordt gewaardeerd, en er is sprake van een grote mate van inzet door professionals in de themastructuur. Wel hebben mensen soms nog onduidelijkheid over hun eigen rol of die van anderen. De governance en beleidscyclus zijn op papier helder, in de praktijk echter nog niet altijd herkenbaar. 

Hoe kijken jullie naar de conclusies en in hoeverre hebben jullie daar navolging aan gegeven?

Marije: “Het was heel nuttig om te zien dat er soms een radertje niet helemaal goed loopt. En dat moeten we gaan bijstellen."

Barend: ‘We hoeven niet een nieuwe machine te bouwen. We moeten zo her en der de spoortjes wat anders zetten en dan weer opnieuw afstemmen.”

Marije: “We werken bijvoorbeeld samen op zes thema’s. Maar mensen zien niet altijd de samenhang tussen de thema’s en zien daarentegen wel soms overlap. Dat hebben we opgepakt. Het betekent niet dat we het perfect doen, maar we letten nu beter op het creëren van samenhang.”

Barend: “En ook naar de rol van de wijkcoördinator kijken we. Toen we startten had niet elke wijk een coördinator: de mate waarin samengewerkt wordt  kan per wijk verschillen en verschillen in demografie kan tevens hun inzet op de thema’s bepalen. Dus aanvankelijk wilden we geen uniforme mal voor de wijkstructuur. Maar de wijkcoördinator blijkt belangrijk in de organisatiestructuur, zo liet ook de evaluatie zien. Dus nu is er in elke wijk een coördinator.” 

Marije: “En in het algemeen over de evaluatie: we hebben direct een actielijst opgesteld. Wil je jezelf serieus nemen, dan moet dat ook. Je kan niet een jaar na dato nog eens met de conclusie van het onderzoek aan de slag.”  

Barend: “Die actielijst bestond niet zozeer uit punten die we wilden veranderen maar waar we nieuwe afspraken over wilden maken. Dat is ook gebeurd. Zo hebben we meer structuur gebracht in het wijkvertegenwoordigersoverleg en hebben we scholing opgezet voor wijkvertegenwoordigers.”

Barend: “Er staat nog één heikel punt open. We hebben in de organisatie-uitvoering als het ware van stad weer teruggeredeneerd naar de praktijk en wijken. Rondom de wijk en de praktijk zijn dan weer DUO's aangesteld en die zoeken naar hun rol. Dat vraagt een verdere verdieping. Daar kunnen we nu niet zomaar een besluit in nemen. We hebben gehoord dat mensen zoeken, maar dat wil nog niet zeggen dat we weten hoe we die rol nader moeten invullen. Daar komt nog een verdere verdieping op.” 

Barend: “En we mogen als directie meer kaderscheppend zijn. Wij vinden een open cultuur heel belangrijk, maar er wordt ook gevraagd om meer structuur en sturing. Daar mag wat meer evenwicht in komen.”

Marije: “Dat hebben we nu ook uitgeprobeerd met de aandachtspunten uit de evaluatie. De sturing zit erin dat we goed luisteren naar wat professionals zeggen, eruit destilleren wat nodig is en dat voorleggen. Dan hebben we een discussie en vervolgens hakken we een knoop door.” 

Barend: “We zijn in de juiste fase van de ontwikkeling van onze organisatie. Professionalisering is eigenlijk de volgende stap. Daar hebben mensen dus kennelijk ook behoefte aan.” 

In hoeverre zijn de conclusies gedeeld met de organisatie?

 Marije: “We hebben het grondig aangepakt door het conceptrapport eerst te bespreken in het coördinatorenoverleg en met de wijkvertegenwoordigers. Sommige aanbevelingen zijn door een kleine groep verder uitgewerkt om tot een voorstel voor een nieuwe werkwijze te komen. Dat voorstel is ook weer in beide groepen besproken. Er zijn tien concrete aanpassingen in de werkwijze vastgesteld en doorgevoerd.”

Waarom hebben jullie Raedelijn gevraagd? 

Barend: “Het is heel prettig dat een onafhankelijk bureau deze evaluatie doet. En omdat de adviseurs van Raedelijn meer projecten doen in de stad, kennen ze de geschiedenis en de ontwikkelingen van de zorg hier”’ 

Marije: “Het heeft een enorme meerwaarde dat een onafhankelijke organisatie in korte tijd een gedegen evaluatie doet. Een peilstok in je organisatie steekt. Ik kan het elke organisatie aanraden om dat te laten doen.”

Barend: “Ja, het is gewoon een heel goed rapport, waar we heel tevreden mee zijn en waar we absoluut verder mee kunnen."